Mandantenbrief Steuer September 2019

1. Für alle Steuerpflichtigen: Obacht bei der Führung eines elektronischen Fahrtenbuches

Wichtig für alle Steuerpflichtigen: Obacht bei der Führung eines elektronischen Fahrtenbuches

Oft suggeriert uns der technische Fortschritt, dass man (fast) nichts mehr tun muss. Tatsächlich muss man jedoch auch beim technischen Fortschritt einiges beachten. So auch bei der Führung eines elektronischen Fahrtenbuches, wie eine erstinstanzliche Entscheidung zeigt. Auf keinen Fall ist es nämlich so, dass das elektronische Fahrtenbuch alles alleine macht und man selbst überhaupt keinen Aufwand mehr mit der (elektronischen) Fahrtenbuchmethode hat.

In einem Streitfall vor dem Niedersächsischen Finanzgericht hatte der Steuerpflichtige, ein Arbeitnehmer, einen Dienstwagen, der mit einem elektronischen Fahrtenbuch ausgestattet war. Dabei handelte es sich um ein Steckmodul, welches auf den standardisierten Fahrzeugdiagnose-Stecker aufgesteckt wird. Dieses Modul verfügt über einen GPS-Empfänger und übermittelt über das Handynetz die aktuelle Position des Fahrzeugs und zeichnet die Bewegungsdaten auf. Mit Hilfe der Mobilfunkverbindung werden die Daten zur Erstellung eines elektronischen Fahrtenbuches an einen zentralen Server gesandt. Soweit muss der Steuerpflichtige in der Tat nichts weiter tun.

Die Daten des elektronischen Fahrtenbuches können über das Internet eingesehen werden und müssen sie dort auch noch bearbeitet werden, beispielsweise müssen Fahrziele angegeben werden. An dieser Stelle muss also in der Tat ein händisches Eingreifen des Menschen stattfinden, auch wenn dabei schon weitere Erleichterungen gegeben sind, weil wiederkehrende Fahrten definiert werden können oder auch wiederkehrende Strecken, wie beispielsweise die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, vorbelegt werden können. In jedem Fall muss jedoch jeder aufgezeichneten Fahrt ein vordefinierter Fahrtzweck zugeordnet bzw. ein individueller Fahrtzweck händisch eingetragen werden, damit das elektronische Fahrtenbuch ordnungsgemäß ist.

Im weiteren funktioniert das System so, dass der Anwender eine frei bestimmbare Periode wählen kann, nach deren Ablauf das Programm die bis dahin getätigten Fahrten quasi festschreibt, sodass die ergänzten Daten hinsichtlich des Zweckes der Fahrt nicht mehr veränderbar sind. Dabei muss zwingend auch der tatsächliche Kilometerstand des Fahrzeuges abgelesen und im Internetportal des elektronischen Fahrtenbuches eingetragen werden. Vollautomatisch vergleicht das elektronische Fahrtenbuch dann den eingegebenen tatsächlichen Kilometerstand des Dienstwagens mit dem errechneten Kilometerstand. Kommt es zu Abweichungen von mehr als 5%, wird eine private Fahrt automatisch zusätzlich eingetragen. Diese kann gegebenenfalls noch händisch in eine betriebliche Fahrt umgewandelt werden, weil eine Abweichung des errechneten und des tatsächlich eingegebenen Kilometerstands auch aufgrund von technischen Problemen, wie ein fehlendes GPS-Signal oder Herausrutschen des Steckmoduls, entstehen kann.

Im Urteilssachverhalt wollte das Finanzamt das Fahrtenbuch nun verwerfen, da der im elektronischen Fahrtenbuch aufgeführte Kilometerstand nicht dem Kilometerstand der Werkstattrechnung des Dienstwagens entsprach. Insoweit sollte anstatt der  Fahrtenbuchmethode der geldwerte Vorteil für die Überlassung des Dienstwagens anhand der Ein-Prozent-Regelung ermittelt werden. Dagegen klagte der Arbeitnehmer, verlor jedoch vor dem Niedersächsischen Finanzgericht durch Entscheidung vom 23.01.2019 (Az: 3 K 107/18).

Der Grund: Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen. Hierfür hat das Fahrtenbuch neben dem Datum und den Fahrtzielen grundsätzlich auch den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder – wenn ein solcher nicht vorhanden ist – den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung aufzuführen.

Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch genügen allenfalls dann, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt oder wenn sich dessen Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lässt, die ihrerseits nicht mehr ergänzungsbedürftig sind.

Dementsprechend müssen die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes im Fahrtenbuch vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden. Grundsätzlich ist dabei jede einzelne berufliche Verwendung für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen.

Soweit der Grundsatz. Besteht allerdings eine einheitliche berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten, so können diese Abschnitte miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Dann genügt die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten Gesamtkilometerstands, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind. Wenn jedoch der berufliche Einsatz des Fahrzeugs zugunsten einer privaten Verwendung unterbrochen wird, stellt diese Nutzungsänderung wegen der damit verbundenen unterschiedlichen steuerlichen Rechtsfolgen einen Einschnitt dar, der im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Kilometerstands zu dokumentieren ist.

Der klagende Arbeitnehmer hat im Streitfall jedoch leider nicht zur Überzeugung des Gerichts nachgewiesen, dass er das vorgelegte Fahrtenbuch überhaupt zeitnah geführt hat. Es reicht nämlich nicht aus, dass nur die Fahrten mit den per GPS ermittelten Geo-Daten selbst zeitnah aufgezeichnet worden sind. Vielmehr müssen alle Angaben, die für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erforderlich sind, zeitnah in das Fahrtenbuch eingetragen werden.

Das Steckmodul und die dazugehörige Datenbank haben nur die Fahrten mit den durch das GPS-Modul ermittelbaren Angaben (Ort und Zeit des Beginns und des Endes der Fahrt) der Fahrten, die nicht als privat gekennzeichnet worden sind, im Rahmen der technischen Verfügbarkeit des Gerätes (nicht ausgeschaltet und nicht gestört) aufgezeichnet und in einer zentralen Datenbank gespeichert. Mehr ist jedoch nicht geschehen.

Die zusätzlich unverzichtbaren Angaben zu den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartnern oder – wenn solche nicht vorhanden sind – die Angabe des konkreten Gegenstandes der dienstlichen Verrichtung mussten von dem Anwender, also dem klagenden Arbeitnehmer, ergänzt werden. Diese Angaben konnte das Programm ohne die Mitwirkung des Klägers den Fahrten nicht zuordnen. Dazu musste/konnte der Anwender – hier der Kläger – für wiederkehrende Fahrten oder Fahrtrouten Vorbelegungen definieren oder die Fahrtanlässe individuell zuordnen.

Diese unerlässlichen Ergänzungen zu den betrieblichen Anlässen der Fahrten müssen für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ebenfalls zwingend und ohne Ausnahme zeitnah erfolgen.

Die vorgelegten Fahrtenbücher des Klägers enthalten ausdrücklich keine Angaben dazu, wann diese Angaben zu den Fahrtanlässen in der Datenbank ergänzt worden sind. In der Spalte „Beschreibung“ fehlen dazu eindeutige Datumsgaben.

Vielmehr sprechen gefundene Datumsangaben sogar gegen eine Zeitnähe zur Fahrt. In den PDF-Dateien findet sich nämlich eine Datumsangabe, die in einem Zusammenhang mit der Erstellung bzw. Fertigstellung der Fahrtenbücher stehen könnte. Diese Angaben (7. und 8.11. 2016) sprechen gegen eine zeitnahe Führung der Fahrtenbücher für die Streitjahre 2013–2015 durch den Kläger. Die Führung eines Fahrtenbuches erst mindestens 11 Monate nach der Beendigung der letzten Fahrt (Dezember 2015 bis November 2016) ist jedenfalls nicht mehr zeitnah. Eine zeitigere Erfassung dieser ergänzenden Daten hat der Kläger im Weiteren nicht nachgewiesen.

Insoweit gilt: Die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrwege eines betrieblichen Fahrzeugs durch ein technisches System reicht zur Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches nicht aus. Neben dem Bewegungsprofil müssen die Fahrtanlässe ebenfalls zeitnah erfasst werden. Eine technische Lösung, die auch noch nach Jahren Änderungen zulässt, kann nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden.

Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Anwender entsprechender elektronischer Fahrtenbücher nicht nur die durch das System nicht aufgezeichneten Daten nachtragen, sondern dies auch zeitnah geschieht und die Zeitnähe durch ein entsprechendes unwiderrufliches Festschreiben der Daten nachweislich dokumentiert wird. Ist dies gegeben, klappt es auch mit dem elektronischen Fahrtenbuch.

Hinweis

Gegen die erstinstanzliche Entscheidung des Niedersächsischen Finanzgerichts ist die Nichtzulassungsbeschwerde beim Bundesfinanzhof unter dem Aktenzeichen VI B 25/19 anhängig. Unseres Erachtens müssen jedoch die Chancen auf eine Zulassung der Revision oder gar auf eine positive Entscheidung als außerordentlich gering eingestuft werden.