Mandantenbrief Steuer Juni 2019

4. Für alle Arbeitnehmer und Unternehmer: Vorsicht bei der Führung von elektronischen Fahrtenbüchern

Wichtig für alle Arbeitnehmer und Unternehmer: Vorsicht bei der Führung von elektronischen Fahrtenbüchern

Sowohl beim Arbeitnehmer als auch beim Unternehmer wird die Möglichkeit der privaten Nutzung eines firmeneigenen Fahrzeuges besteuert. Beim Arbeitnehmer ist darin ein geldwerter Vorteil zu sehen. Der Unternehmer muss hingegen (vereinfacht gesagt) den Unternehmensgewinn um den Wertanteil der Privatfahrten erhöhen.

Bei beiden stellt sich die Frage, wie der Anteil der privaten Nutzung ermittelt wird. Grundsätzlich existiert hier die sogenannte Ein-Prozent-Regelung. Diese ist jedoch regelmäßig teuer. Als Alternative bietet sich daher die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches an. Das Problem beim Fahrtenbuch besteht jedoch darin, dass dessen manuelle Führung sehr zeitaufwendig und im hektischen Geschehen des Arbeitsalltages auch nervig ist.

Die Zuhilfenahme von sogenannten elektronischen Fahrtenbüchern verspricht daher eine erhebliche Erleichterung für den praktischen Arbeitsalltag. Der Markt verfügt dabei um zahlreiche verschiedene elektronische Fahrtenbücher. Diese reichen von einer fest installierten Hard- und Software im Pkw bis über Steckmodule für den standardisierten Fahrzeug-Diagnose-Stecker bis hin zu Handy Apps.

Die Funktionsweise ist jedoch bei allen gleich bzw. zu mindestens ähnlich. Mittels GPS wird die aktuelle Position des Fahrzeugs ermittelt und die Fahrstrecke, sprich die Bewegungsdaten, auf einem zentralen Server zur Erstellung eines elektronischen Fahrtenbuchs aufgezeichnet. Im Nachhinein kann dann der Anwender in der dazugehörigen Software den individuellen Fahrzweck bzw. den aufgesuchten Geschäftspartner eintragen. Je nach Art des elektronischen Fahrtenbuches muss zudem noch der individuelle Kilometerstand eingetragen werden.

Eine der weiteren grundlegenden Voraussetzungen für die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches ist außerdem, dass sämtliche notwendigen Angaben (diese werden im Folgenden noch gesondert aufgeführt) auch zeitnah aufgezeichnet werden müssen. Vor diesem Hintergrund hat das Niedersächsische Finanzgericht in seiner Entscheidung vom 23.01.2019 unter dem Aktenzeichen 3 K 107/18 die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuches versagt. Der Grund: Die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrwege eines betrieblichen Fahrzeugs durch ein technisches System reicht alleine zur Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches nicht aus. Neben dem Bewegungsprofil müssen auch die Fahrtanlässe zeitnah erfasst werden. Findet diesbezüglich jedoch keine zeitnahe Erfassung statt, ist das Fahrtenbuch schon nicht mehr ordnungsgemäß.

Ebenso ist es nicht ausreichend, wenn das elektronische Fahrtenbuch hinsichtlich der Anlässe der Fahrt (oder anderer Angaben) auch nach Jahren noch Änderungen zulässt. Auch in diesem Fall kann das Fahrtenbuch nicht als ordnungsgemäß anerkannt werden und es muss wiederum zur Ein-Prozent-Regelung kommen.

Auch wenn zu befürchten steht, dass die Entscheidung des Niedersächsischen Finanzgerichtes Bestand haben wird, ist diesbezüglich noch eine Nichtzulassungsbeschwerde beim Bundesfinanzhof unter dem Aktenzeichen VI B 25/19 nicht aus den Augen zu lassen. Insgesamt war jedoch die Rechtsprechung rund ums Fahrtenbuch in der Vergangenheit sehr restriktiv, sodass auch hier zu erwarten ist, dass auch ein entsprechend elektronisch geführtes Fahrtenbuch, wie das im Streitfall, verworfen werden wird.

Insoweit ist tunlichst darauf zu achten, dass sämtliche Angaben eines elektronischen Fahrtenbuches zeitnah eingetragen werden und auch im Nachhinein nicht mehr veränderlich sind. Sofern Veränderungen möglich sind, müssen diese zumindest dokumentiert werden. Häufig bieten die Softwarelösungen dafür sogenannte Festschreibung an, sodass dargelegt werden kann, dass die zusätzlichen Eintragungen innerhalb von wenigen Tagen nach der Fahrt getätigt worden sind.

Dabei ist, unabhängig von der Art des benutzten Fahrtenbuchs, darauf zu achten, dass folgende Angaben zu den dienstlichen bzw. unternehmerischen Fahrten erforderlich sind: Benötigt werden insoweit das Datum und der Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Fahrt, das Reiseziel und gegebenenfalls die Reiseroute bei Umwegen, der Reisezweck und der aufgesuchte Geschäftspartner. Für die übrigen Fahrten, also beispielsweise für Privatfahrten, genügen die Angabe der privat gefahrenen Kilometer und ein Vermerk zu den zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gefahrenen Kilometern.

Hinweis

Bereits mit Urteil vom 18.06.2015 hat das Finanzgericht Köln unter dem Aktenzeichen 10 K 33/15 klargestellt, dass auch vom Steuerpflichtigen besprochene Kassetten, die transkribiert und in Excel-Tabellen übertragen werden, nicht die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erfüllen. Auch die erstellten Excel-Tabellen, die am Jahresende gebunden werden, erfüllen die Voraussetzung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs nicht.

Mit Blick auf die Entscheidung des Niedersächsischen Finanzgerichtes ist bei entsprechenden elektronischen Fahrtenbüchern darauf zu achten, dass der Anwender hier praktisch zu einer zeitnahen Eintragung gezwungen ist. Insoweit sind Systeme am Markt existent, bei denen die getätigte Fahrt automatisch festgeschrieben und mangels weiterer Angaben als Privatfahrt verbucht wird. Dies könnte zwar unter Umständen im Ergebnis einen zu hohen Privatanteil der Fahrten ausweisen, jedoch ist somit zumindest verhindert, dass das gesamte Fahrtenbuch verworfen wird.

Darüber hinaus sind jedoch mittlerweile Fälle bekannt, bei denen die sogenannten Fahrtenbuchstecker, die auf die standardisierten Fahrzeug-Diagnose-Stecker aufgesteckt werden, herausfallen oder nicht richtig sitzen und so keine Eintragungen machen. Auch in diesen Fällen werden nicht sämtliche Kilometer aufgezeichnet und es kommt insbesondere zu Lücken im Kilometerstand. Diesbezüglich ist zu befürchten, dass dies grundsätzlich zur Verwerfung des Fahrtenbuchs führt, weshalb auch bei der Führung eines elektronischen Fahrtenbuches erhöhte Sorgfalt gegeben sein muss.