Mandantenbrief Steuer Oktober 2021

4. Für alle Steuerpflichtigen: Abzug von Bewirtungskosten

Unter dem sperrigen Titel „Steuerliche Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass als Betriebsausgaben“ hatte die Finanzverwaltung am 21.11.1994 einen entsprechenden Erlass in die Welt gesetzt. Mit Schreiben vom 30.6.2021 hat die Finanzverwaltung diesen Erlass nun erneuert und zunächst einmal einen noch sperrigeren Titel gefunden. Dieser lautet: „Steuerliche Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass in einem Bewirtungsbetrieb als Betriebsausgaben“.

Bevor wir im Weiteren den Inhalt der Verwaltungsanweisung darlegen, sei noch ein Wort zur zeitlichen Anwendungsregel gesagt. Sofern nämlich die Regelungen des Verwaltungserlasses im Vergleich zu der damaligen Regelung aus 1994 zu erhöhten Anforderungen führen, sind diese verpflichtend ab dem 1.7.2021 anzuwenden. Wohlgemerkt: Die Finanzverwaltung erlässt am 30.6.2021 eine Anweisung, welche bereits am nächsten Tag von den Steuerpflichtigen befolgt werden soll. Dies allein ist schon ein gewaltiges Unding!

Nun aber zum Inhalt der eigentlichen Verwaltungsanweisung: Der Abzug von angemessenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgabe erfordert vom Steuerpflichtigen einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Die zum Nachweis von Bewirtungsaufwendungen erforderlichen schriftlichen Angaben müssen zeitnah gemacht werden, wie der Bundesfinanzhof bereits in seiner Entscheidung vom 25.3.1988 unter dem Aktenzeichen III R 96/85 herausgearbeitet hat. Zum Nachweis wird regelmäßig ein formloses Dokument, gemeint ist der Bewirtungsbeleg, erstellt. Dieser Eigenbeleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben. Bei der Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb ist zum Nachweis die Rechnung über die Bewirtung beizufügen. Dabei genügen auf dem Eigenbeleg Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung. Die Rechnung muss, soweit im Folgenden nichts Abweichendes geregelt ist, den Anforderungen einer Rechnung nach § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) genügen. Sie muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Bei einer Rechnung mit einem Gesamtbetrag bis zu 250 Euro, gemeint sind hier die sogenannten Kleinbetragsrechnungen, müssen mindestens die Anforderungen des § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStG DV) erfüllt sein.

Zum Inhalt der Bewirtungsrechnung führt die Finanzverwaltung wie folgt aus: Die Rechnung muss den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (Restaurant) enthalten. Dies gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen. Den Anforderungen ist bereits genügt, wenn sich aufgrund der in der Rechnung aufgenommen Bezeichnung der Name und die Anschrift eindeutig feststellen lassen.

Weiterhin muss in der Rechnung die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten. Bei Kleinbetragsrechnungen ist diese Voraussetzung obsolet.

Ebenso muss das Ausstellungsdatum enthalten sein sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer, welche zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben worden ist. Eine Kleinbetragsrechnung wiederum benötigt die Rechnungsnummer nicht.

Besondere Anforderungen sind auch an die Leistungsbeschreibung gegeben. So muss der Beleg die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung enthalten. So sind ganz konkret die Bewirtungsleistungen einzeln zu bezeichnen. Die Angabe „Speisen und Getränke“ und die Angabe der für die Bewirtungsrechnung gestellten Gesamtsumme reichen nicht aus. Bezeichnungen wie beispielsweise „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder „Lunchmenü“ und aus sich selbst heraus verständliche Abkürzungen sind jedoch nicht zu beanstanden.

Für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungsaufwendungen muss der Leistungszeitpunkt angegeben werden. Die Rechnung muss den Preis für die Bewirtungsleistung enthalten. Ein gegebenenfalls vom Steuerpflichtigen zusätzlich gewährtes Trinkgeld kann durch die maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung zusätzlich ausgewiesen werden. Wird das Trinkgeld in der Rechnung nicht ausgewiesen, gelten für den Nachweis einer Trinkgeldzahlung die allgemeine Regelung über die Feststellungslast, die beim bewirteten Steuerpflichtigen liegt. Der Nachweis kann beispielsweise dadurch geführt werden, dass das Trinkgeld von Empfänger des Trinkgeldes auf der Rechnung quittiert wird.

Ausweislich der Regelungen in den Einkommensteuerrichtlinien muss die Rechnung auch den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten. Dies gilt allerdings nicht, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung 250 Euro nicht übersteigt. Es bestehen jedoch beim Rechnungsbetrag über 250 Euro keine Bedenken, wenn der leistende Unternehmer den Namen des bewirteten Steuerpflichtigen handschriftlich auf der Rechnung vermerkt.

Immer dann, wenn das Restaurant ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion verwendet, werden für den Betriebsausgabenabzug von Aufwendungen für eine Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mithilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung abgesicherte Rechnungen anerkannt. Rechnungen in anderer Form, also beispielsweise etwa ein handschriftlich erstellter Beleg, erfüllen die Nachweisvoraussetzungen nicht. Die darin ausgewiesen Bewirtungsaufwendungen dürfen nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Der Steuerpflichtige kann im allgemeinen darauf vertrauen, dass die ihm erteilte Rechnung vom Bewirtungsbetrieb maschinell ordnungsmäßige erstellt und aufgezeichnet worden ist, wenn der von dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ausgestellte Beleg mit einer Transaktionsnummer, der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Seriennummer des Sicherheitsmoduls versehen wurde. Diese Angaben können auch in Form eines QR-Codes dargestellt werden. Soweit zum „analogen“ Bereich eines Bewirtungsbelegs.

Im vorliegenden Schreiben des Bundesfinanzministeriums hat dieses auch Aussagen zu digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnungen gemacht. Für die vollständige elektronische Abbildung der Nachweisvoraussetzungen gilt insoweit folgendes: Der Eigenbeleg wird vom Steuerpflichtigen digital erstellt oder digitalisiert. Die erforderliche Autorisierung ist durch den Steuerpflichtigen durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der entsprechenden Angaben zu gewährleisten. Die Angaben dürfen im Nachhinein nicht undokumentiert geändert werden können.

Die Rechnung über die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb kann dem Steuerpflichtigen bereits in digitaler Form übermittelt werden. Eine Bewirtungsrechnung in Papierform kann vom Steuerpflichtigen digitalisiert werden.

Ein digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg muss digital mit der Bewirtungsrechnung zusammengefügt oder durch einen gegenseitigen Hinweis auf Eigenbeleg und Bewirtungsrechnung verbunden werden. Eine elektronische Verknüpfung ist dabei zulässig. Die geforderten Angaben können auch in digitaler Form auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung angebracht werden.

Als Nachweiserfordernis ist insoweit zu nennen, dass der Steuerpflichtige zeitnah einen elektronischen Eigenbeleg mit den gesetzlich erforderlichen Angaben erstellt oder die gesetzlich erforderlichen Angaben zeitnah auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung elektronisch ergänzt. Der Zeitpunkt der Erstellung oder Ergänzung muss im Dokument elektronisch aufgezeichnet werden. Das erstellte Dokument oder die Ergänzung der Bewirtungsrechnung muss vom Steuerpflichtigen digital signiert oder genehmigt werden. Auch der Zeitpunkt der Signierung oder Genehmigung muss elektronisch aufgezeichnet werden. Das erstellte Dokument muss zudem elektronisch aufbewahrt werden.

Insgesamt müssen die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form erfüllt werden.

So nun die neuen aktualisierten Regelungen zum Abzug von Bewirtungskosten. Tatsächlich hat man insgesamt nach dem vorstehenden Aussagen durchaus das Gefühl, dass wir uns im deutschen Steuerrecht häufig im Kleinklein verlieren.