Mandantenbrief Steuer Dezember 2020

Taschenrechner

4. Für alle Steuerpflichtigen: Zum Begriff eines ordnungsgemäßen (Computer-) Fahrtenbuches

Wichtig für alle Steuerpflichtigen: Zum Begriff eines ordnungs­gemäßen (Computer-) Fahrtenbuches

Die Problematik rund um das Fahrtenbuch ist allgegenwärtig bei der steuerlichen Einordnung eines Fahrzeugs. Das Problem an einem üblichen in Papier zu führenden Fahrtenbuch: Es ist ein Heidenaufwand. Im Zuge der Digitalisierung liegt daher auch der Gedanke nahe, ein Fahrtenbuch moderner und smarter über eine App oder über den Computer zu führen. Leider sind hiermit in der Praxis jedoch einige steuerliche Hürden verbunden.

Das Finanzgericht Münster hat in seiner Entscheidung vom 18.02.2020 unter dem Aktenzeichen 6 K 46/17 E, G sehr differenziert zu den Voraussetzungen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches (sei es analog oder digital geführt) Stellung genommen. Die wichtigsten Ausführungen aus der Urteilsbegründung wollen wir daher an dieser Stelle für den praktischen Gebrauch aufbereiten und wiedergeben:

So muss als erstes hervorgehoben werden, dass der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuches, egal ob es sich um ein analoges oder digitales Fahrtenbuch handelt, gesetzlich nirgends näher bestimmt ist.

Das Finanzgericht Münster führt allerdings aus, dass bereits aus dem Wortlaut und aus dem Sinn und Zweck der Regelung folgt, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils (Privatfahrten einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) an der gesamten Fahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen. Dies hört sich alles noch sehr bürokratisch und technisch an. Konkretisierungen sind daher für die Praxis wichtig. Daher gehört zu diesen Voraussetzungen auch, dass das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt worden ist und die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergibt.

Nach Meinung des erstinstanzlichen Finanzgerichts Münster lassen sich diese Anforderungen in ihren wesentlichen Zügen bereits aus dem Wortlaut des Gesetzes herleiten, wobei sich die Erstinstanzler unter anderem auch auf eine seinerzeit wegweisende Entscheidung des Bundesfinanzhofs vom 16.11.2005 unter dem Aktenzeichen VI R 64/04 beziehen. Ob dies wirklich so einfach herzuleiten ist, wie seitens der Rechtsprechung behauptet wird, sei an dieser Stelle einmal dahingestellt. Fakt ist, dass diese wesentlichen Züge beachtet werden müssen.

Nach Aussage und Definition der Rechtsprechung erfüllt ein Fahrtenbuch als Eigenbeleg des Fahrzeugführers begrifflich die Aufgabe, über die mit einem Fahrzeug unternommenen Fahrten Rechenschaft abzulegen. Da die dabei zu führenden Aufzeichnungen eine buchförmige Ausgestaltung aufweisen sollen, verlangt aufgrund der Rechtsprechung schon der allgemeine Sprachgebrauch des Weiteren, dass die erforderlichen Angaben in einer gebundenen oder jeweils in einer in sich geschlossenen Form festgehalten werden müssen, die nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausschließt oder zumindest deutlich als solche erkennbar werden lässt.

Außerdem müssen die geführten Aufzeichnungen eine ordentliche und damit im Wesentlichen eine übersichtliche äußere Form aufweisen, wie die Finanzrichter sowohl erstinstanzlich als auch höchstrichterlich gebetsmühlenartig wiederholen.

Zudem will die Rechtsprechung aus Sinn und Zweck der gesetzlichen Regelung erkennen, dass ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht nur fortlaufend und in einer geordneten und geschlossenen äußeren Form, sondern auch zeitnah zu führen ist. Dabei darf dieser zeitliche Aspekt keinesfalls vernachlässigt werden.

Ziel der ordnungsgemäßen Aufzeichnung muss es sein, dass die unzutreffende Zuordnung einzelner Privatfahrten zum beruflichen Nutzungsanteil wie auch deren gänzliche Nichtberücksichtigung im Fahrtenbuch möglichst auszuschließen ist. Dieser Anforderung wird nur die fortlaufende und zeitnahe Erfassung der Fahrten in einem geschlossenen Verzeichnis gerecht, das aufgrund seiner äußeren Gestaltung geeignet ist, jede im Regelfall nachträgliche Abänderung, Streichungen und Ergänzungen als solche kenntlich werden zu lassen. Vereinfacht gesagt, könnte man hier auch anführen, dass die Rechtsprechung auf diese Art und Weise eine nachträgliche Manipulation des Fahrtenbuchs verhindern und ausschließen möchte, oder diese zumindest so schwer wie irgend möglich machen möchte.

Um dies zu erreichen, hat das Fahrtenbuch neben dem Datum und den Fahrtzielen grundsätzlich auch den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder, wenn ein solcher nicht vorhanden ist, den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung aufzuführen. Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch genügen allenfalls dann, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt oder wenn sich dessen Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lässt, die ihrerseits nicht mehr ergänzungsbedürftig sind. Dementsprechend müssen die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes im Fahrtenbuch vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden.

Dies allein zeigt in der Praxis schon den erheblichen Aufwand eines Fahrtenbuches. Grundsätzlich ist dabei nämlich jede einzelne berufliche Verwendung für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen. Besteht allerdings eine einheitliche berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten, so können diese Abschnitte miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Dann genügt die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten Kilometerstandes, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind. Diese konkreten Grundsätze sind dabei auf ein Urteil des Bundesfinanzhofes vom 01.03.2012 unter dem Aktenzeichen VI R 33/10 zurückzuführen.

Wenn jedoch der berufliche Einsatz des Fahrzeugs zugunsten einer privaten Verwendung unterbrochen wird, stellt diese Nutzungsänderung wegen der damit verbundenen unterschiedlichen steuerlichen Rechtsfolgen einen Einschnitt dar, der im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Kilometerstandes zu dokumentieren ist. Auch diese pingelige Auslegung ist direkt in mehreren Urteilen des Bundesfinanzhofs wiederzufinden, so beispielsweise in der Entscheidung der obersten Finanzrichter vom 09.11.2005 unter dem Aktenzeichen VI R 27/05 oder auch der Entscheidung vom 10.04.2008 unter dem Aktenzeichen VI R 38/06.

Bei all diesen Aufzeichnungspflichten liegt wie gesagt die technische Zuhilfenahme mittels App oder Computersystem nahe. Auch hier ist jedoch dann noch einiges zu beachten. Eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt den vorgenannten Anforderungen nämlich nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden. Nach diesen Maßstäben ist eine mittels eines Computerprogramms erzeugte Datei, an deren bereits eingegebenem Datenbestand zu einem späteren Zeitpunkt noch Veränderungen vorgenommen werden können, ohne dass die Reichweite dieser Änderung der Datei selbst dokumentiert und bei gewöhnlicher Einsichtnahme in die Datei offengelegt wird, kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Das gilt auch dann, wenn die einzelnen Eintragungen der Computerdatei unmittelbar im Anschluss an die jeweilige Fahrt vorgenommen werden. Eine solche Aufzeichnungsmethode ist nicht geeignet, den fortlaufenden und lückenlosen Charakter der Angaben und ihre zeitnahe Erfassung mit hinreichender Zuverlässigkeit zu belegen. Der auf diese Weise erzeugte Datenbestand ist kein in sich geschlossenes Verzeichnis und damit auch kein Fahrtenbuch im Sinne der gesetzlichen Regelung!

Bei dieser strengen Auslegung ist sich die Rechtsprechung sowohl auf diverser erstinstanzlicher Ebene als auch ausweislich der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs einig. Für die Praxis führt dies im Wesentlichen dazu, dass ein mit dem Computerprogramm Microsoft Excel (oder ähnlichen Tabellenkalkulationsprogrammen) erstelltes Fahrtenbuch niemals als ordnungsgemäß anerkannt werden kann.

Die Rechtsprechung ist sich dabei weiterhin einig, dass eine zeitnahe und geschlossene Dokumentation der Fahrten dem Steuerpflichtigen nach Lage der Dinge keine unangemessenen Belastungen auferlegt. Dabei ist insbesondere auch zu berücksichtigen, dass der zu führende Belegnachweis sich auf Vorgänge bezieht, die sich allein in der Sphäre des Steuerpflichtigen zugetragen haben und die zu einem späteren Zeitpunkt nur in sehr eingeschränktem Umfang und somit mit auch nur mit erheblichem Ermittlungsaufwand auf ihre richtige Darstellung hin überprüfen lassen.

Ausgehend von den vorgenannten Grundsätzen wird daher jedes Fahrtenbuch seitens des Finanzamtes geprüft werden. Gerade im Hinblick auf sogenannte digitale Fahrtenbücher, die die Strecke mittels GPS aufzeichnen, den Kilometerstand gegebenenfalls sogar durch Verbindung mit dem Kfz auslesen können und die entsprechenden Tagesdaten ebenfalls erkennen, ist dennoch Obacht geboten. Der Computer kann nämlich die Angabe des aufgesuchten Geschäftspartners bzw. den Grund der Fahrt niemals selbst eintragen. Zahlreiche Systeme funktionieren daher an dieser Stelle so, dass in einem Internetportal die entsprechenden Angaben nachzutragen sind. Geschieht dies wiederum nicht zeitnah, ist die gegebenenfalls tatsächlich geschäftliche Fahrt als privat einzuordnen, da lediglich die Angabe des aufgesuchten Geschäftspartners nicht zeitnah vorlag und somit eine zeitnahe Führung des Fahrtenbuchs nicht gegeben war.

Nach wie vor bleibt an dieser Stelle zu hoffen, dass dieser umständliche Teil einmal vereinfacht wird. Die Hoffnung stirbt hier allerdings höchstwahrscheinlich zuletzt. Denn Finanzverwaltung und auch Rechtsprechung sind an praktikablen Erleichterungen eher nicht interessiert bzw. sehen dafür keinerlei Notwendigkeit.