Mandantenbrief Steuer August 2021

7. Für Unternehmer: Verwendung einer Excel-Tabelle führt nicht zwingend zu einem Mangel der Kassenführung! Auch geringfügige Mängel berechtigen nicht zur Hinzuschätzung!

Mit erstinstanzlicher Entscheidung vom 29.4.2021 hat das Finanzgericht Münster unter dem Aktenzeichen 1 K 2214/17 E, G, U, F entschieden, dass die Erfassung von Bareinnahmen in einer Excel-Tabelle bei Verwendung einer elektronischen Registrierkasse keinen Kassenführungsmangel darstellt, wenn ansonsten alle Belege in geordneter Form vorliegen.

Da dies in der Praxis mit der Finanzverwaltung ein regelmäßiger Streit ist, wird im Folgenden der hier zugrunde liegende Sachverhalt kurz dargestellt: Die Klägerin betrieb in den Streitjahren einen Irish Pub mit Getränke- und Speisenangebot. Der Gewinn wurde dabei durch Bilanzierung ermittelt. Für die Erfassung der Bareinnahmen in der Gaststätte wurde eine elektronische Registrierkasse verwendet. Die in den vollständig vorliegenden Z-Bons ausgewiesenen Einnahmen übertrug die Klägerin unter Ergänzung von Ausgaben und Bankeinzahlungen in eine Excel-Tabelle, mit der sie täglich den Soll- mit dem Ist-Bestand der Kasse abglich. Darüber hinausgehende Kassenberichte erstellte die Klägerin nicht.

Außerhalb des regulären Betriebs nahm die Klägerin auch an Sonderveranstaltungen teil, bei denen sie Erlöse aus dem Verkauf über Außentheken erzielte. Hierfür nutzte sie teilweise geliehene elektronische Registrierkassen, deren Einnahmen die Klägerin der gleichen Form erfasste wie die Erlöse in der Gaststätte selbst. Teilweise erfasste sie Bareinnahmen aber auch in offenen Ladenkassen, für die sie keine Kassenberichte führte. Auch die Einnahmen der Sonderveranstaltungen trug die Klägerin im Anschluss in die Excel-Tabelle ein.

Es kam schließlich wie es kommen musste: Im Rahmen einer Betriebsprüfung beanstandete das Finanzamt insbesondere die Verwendung der Excel-Tabelle im Rahmen der Kassenführung. Die Begründung: Wegen der jederzeitigen Änderbarkeit erfülle die Verwendung eines solchen Computerprogramms nicht die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung. Auf Grundlage einer überschlägigen Getränkekalkulation nahm der Fiskus daher zu den erklärten Umsätzen von jährlich 300.000 Euro Sicherheitszuschläge zum Umsatz und Gewinn zwischen 15.000 Euro und 29.000 Euro pro Jahr vor.

Hiergegen argumentierte die klagende Steuerpflichtige, dass ihre Buchführung sehr wohl ordnungsgemäß sei, da sämtliche Ursprungsaufzeichnungen unabänderlich vorhanden sein. So beispielsweise die Z-Bons, die Belege über EC-Kartenzahlungen und Ausgaben.

Erfreulicherweise hat der 1. Senat des Finanzgerichtes Münster der Klage überwiegend stattgegeben. Tatsächlich ist die Buchführung nämlich nur insoweit formell ordnungswidrig, als im Rahmen der Sonderveranstaltungen offene Ladenkassen ohne Führung täglicher Kassenberichte eingesetzt wurden und Gutscheine nicht ordnungsgemäß verbucht wurden.

Ein täglicher Kassenbericht, der auf der Grundlage eines Auszählens der Bareinnahmen erstellt wird, sei nur im Rahmen einer offenen Ladenkasse erforderlich. Soweit die Klägerin ihre Bareinnahmen in einer elektronischen Registrierkasse erfasst habe, sind die Kassenaufzeichnungen dagegen sehr wohl ordnungsgemäß. Hierfür genüge eine geordnete Ablage der Belege.

Der tägliche Abgleich von Soll- und Ist-Bestand durch Nutzung einer Excel-Tabelle ist hingegen nach der erfreulichen Auffassung der Münsteraner Richter unschädlich, da ein derartiger Kassensturz nach den gesetzlichen Vorgaben überhaupt nicht erforderlich ist.

Zudem weisen die Richter auf ein nicht unerhebliches Detail für die Praxis hin: Da die einzelnen Mängel für jede verwendete Kasse gesondert zu beurteilen sind, wirkt sich die mangelhafte Führung der offenen Ladenkassen nicht auf die Verwendung der elektronischen Registrierkassen aus.

Angesichts der nicht ordnungsgemäßen Kassenführung hinsichtlich der offenen Ladenkassen bei den Sonderveranstaltungen hat der erkennende Senat des Finanzgerichts Münsters insoweit noch einen Sicherheitszuschlag von 2.000 Euro pro Streitjahr als plausibel und wirtschaftlich realistisch erachtet. Die überschlägigen Getränkekalkulationen des Finanzamts können hingegen nicht herangezogen werden, da es wegen der fehlenden Trennung der Getränkeeinkäufe nicht möglich sei, die Sonderveranstaltungen isoliert zu kalkulieren.

Hinweis

Die Entscheidung zeigt einmal mehr, dass man den Wünschen des Betriebsprüfers nicht blind folgen sollte, sondern selbst überlegen muss, ob nicht doch alles rechtens von statten gegangen ist.

Dies zeigt sich auch ausweislich der Entscheidung des Finanzgerichtes Münster vom 9.3.2021 unter dem Aktenzeichen 1 K 3085/17 E, G, U. Mit diesem Urteil hat das erstinstanzliche Gericht klargestellt, dass geringfügige Mängel in der Kassenführung eines Imbissbetriebes keine über die konkrete Auswirkung dieser Mängel hinausgehenden Hinzuschätzungen rechtfertigen.

Ähnlich wie zuvor wird auch hier die konkrete Bedeutung dieser Entscheidung erst deutlich, wenn man sich den Sachverhalt einmal ein wenig genauer anschaut. Dies soll daher im Folgenden geschehen:

Im Urteilsfall betrieb die Klägerin einen griechischen Imbiss dessen Gewinne durch Einnahmeüberschussrechnung ermittelt wurde. Die darin festgemachten Gewinne betrugen in den Streitjahren jeweils ca. 30.000 Euro. Bareinnahmen erfasste die Klägerin mit einer elektronischen Registrierkasse, für die sie die täglichen Bonrollen aufbewahrte und im Rahmen der Betriebsprüfung vorlegen konnte.

Die Betriebsprüfung führte eine Geldverkehrsrechnung durch, wobei lediglich geringfügige Unterdeckungen festgestellt wurden. Stein des Anstoßes war etwas anderes. Der Prüfer stellte nämlich fest, dass die Klägerin während des dreijährigen Prüfungszeitraumes (also während eines Zeitraums von 1095 Kalendertagen) an insgesamt fünf Tagen einzelne Barumsätze nicht in der Kasse erfasst hatte. Die Summe dieser fehlenden Umsätze belief sich dabei auf knapp 100 Euro.

Darüber hinaus konnte festgestellt werden, dass an neun weiteren Tagen Kassenbewegungen erst einen bis wenige Tage verspätet in der Kasse verbucht wurden.

Allein diese beiden Punkte nahm der Prüfer zum Anlass, die gesamte Buchführungsaufzeichnung als nicht ordnungsgemäß zu verwerfen und entsprechende Hinzuschätzungen durchzuführen. Dies geschah anhand einer sogenannten Ausbeutekalkulation, welche unter dem Strich zu dem Ergebnis kam, dass sich die erklärten Gewinne verdreifachten. Prüfer und Finanzamt kamen dabei nicht auf die Idee, dass dies nicht mehr realistisch sein könnte. Erst der 1. Senat des Finanzgerichts Münster hat der Klage (weitgehend) stattgegeben. Die vom Prüfer gewünschte Hinzuschätzungen auf das Dreifache der erklärten Gewinne begrenzte das Gericht auf die in der Kasse nicht erklärten Beträge von knapp 100 Euro.

Klar und deutlich führten die erstinstanzlichen Richter aus, dass die vom Betriebsprüfer festgestellten Kassenprüfungsmängel nicht dazu führten, dass die Aufzeichnungen insgesamt verworfen werden müssen. Dies ergibt sich zum einen aus der geringen Häufigkeit der Mängel im Verhältnis zu den gesamten Geschäftsvorfällen, die das Finanzamt selbst mit 25.000-30.000 pro Jahr geschätzt habe und zum anderen aus der geringen Gewinnauswirkung von weniger als 100 Euro. Auch die aufgrund dieser Mängel möglicherweise nicht gegebene Kassensturzfähigkeit beschränkt sich lediglich auf einzelne kurze Zeiträume, weshalb das erstinstanzliche Gericht keinen Anlass sieht, die sachliche Richtigkeit der Aufzeichnung zu beanstanden. Die erklärten Gewinne liegen nämlich bereits innerhalb der amtlichen Richtsätze und die durchgeführte Geldverkehrsrechnung führt lediglich zu Ergebnissen, die sich im Rahmen üblicher Unschärfen bewegen.

Schließlich kamen die erstinstanzlichen Richter zu dem Fazit, dass die durchgeführte Ausbeutekalkulation nicht ausreicht, um die sachliche Richtigkeit der ansonsten formell ordnungsgemäßen Aufzeichnung zu erschüttern. An eine entsprechende Ausbeutekalkulation sind strenge Anforderungen zu stellen. Vorliegend waren schon Unsicherheiten bei den Portionsgrößen gegeben, die der Prüfer nicht anhand repräsentativer Testkäufe belegt hatte, sondern aufgrund angeblicher Erfahrungswerte geschätzt hat. Im Übrigen wurden auch nicht alle Warengruppen kalkuliert, sodass es sich zum Teil um eine Richtsatzschätzung handelt.

Tipp

Beide Entscheidungen zeigen, dass man sich durchaus gegen die überbordenden Wünsche der Betriebsprüfer stellen und zur Not den Gerichtsweg beschreiten sollte.